O primeiro mês do síndico com a recarga de carros elétricos: o que configurar e acompanhar

No primeiro mês, o trabalho do síndico é menos técnico do que parece. A obra e a configuração ficam com o integrador credenciado; ao síndico cabe garantir que as regras aprovadas em assembleia estejam no sistema, que os moradores consigam entrar, e acompanhar o primeiro fechamento até a última baixa de pagamento.

Pela lei, compete ao síndico cumprir e fazer cumprir as determinações da assembleia, cobrar as contribuições dos condôminos e prestar contas.^[1] A plataforma serve exatamente para isso: deixar as regras escritas, a cobrança automática e as contas prontas para mostrar. Abaixo, o roteiro semana a semana.

Antes da primeira recarga: as decisões que precisam estar tomadas

Algumas escolhas mexem diretamente no dinheiro dos moradores. O ideal é que elas venham da assembleia (ou do regulamento interno aprovado) e sejam entregues ao integrador por escrito antes da ativação.

O síndico vê todas essas regras na plataforma. Quando quiser mudar alguma, combina a mudança com o integrador. Isso protege o síndico: toda mudança de preço fica registrada, com a data em que passa a valer. Para entender como cada linha aparece para o morador, leia como ler a fatura da recarga.

Semana 1: acessos, contrato e moradores

O acesso do síndico

O síndico recebe por e-mail um link para criar a própria senha. O mesmo vale para quem divide a gestão (um administrador ou co-síndico): cada um com o próprio login, para que a auditoria mostre quem fez cada ação. A plataforma tem guias passo a passo e um botão de suporte.

O cadastro dos moradores

Ninguém precisa digitar lista de apartamentos. O integrador gera um link do prédio, que o síndico pode mandar no grupo dos moradores. Cada morador preenche os próprios dados e confirma o e-mail em que quer receber as faturas. O pedido passa por aprovação antes de o acesso ser liberado. No primeiro acesso, o morador aceita o termo de adesão.

Cartões e carros

Cartão RFID e carro (para o Plug & Charge) são cadastrados pelo integrador por aproximação: ele abre o cadastro na ficha do morador e a pessoa encosta o cartão ou pluga o carro. O morador acompanha os próprios cartões no app. Cartão perdido deve ser comunicado logo, porque toda recarga feita com ele é cobrada da unidade.

Semana 2: acompanhar o dia a dia

Com as primeiras recargas acontecendo, o painel passa a contar a história do prédio. Vale abrir uma vez por dia nas primeiras semanas, até pegar o jeito.

• Painel inicial: a demanda do prédio contra o limite, com o pico do dia e do ciclo. É o número que mostra se o prédio tem folga ou se está encostando no limite.
• Ao vivo: quem está carregando agora, em qual estação e com quanta potência.
• Sessões: cada recarga com início, fim, energia e valor. A lista pode ser exportada em planilha.
• Alertas: avisos técnicos, como uma estação sem comunicação. Quem trata é o integrador; o síndico acompanha.
• Auditoria: quem mudou o quê e quando. Útil quando alguém pergunta por que um preço ou um bloqueio mudou.

Se a demanda bate perto do limite em certos horários, isso não é defeito: é o controle de demanda fazendo o trabalho dele. Os carros esperam a vez e entram sozinhos. O funcionamento da fila está em fila de recarga.

A tarifa: conferir e, se precisar, pedir mudança

A tela Tarifas mostra o preço que vale hoje, com as faixas de horário de ponta, se houver. É o mesmo preço que o morador vê no app. Antes do primeiro fechamento, confira duas coisas: se o preço é o aprovado em assembleia e se os horários de ponta batem com os da conta de energia do prédio.

Para mudar, o síndico pede a alteração e ela ganha uma data para começar a valer. Recarga já encerrada nunca é recalculada com o preço novo, e ciclo fechado não muda. Por transparência, avise os moradores antes, de preferência com a data em que o preço novo começa.

Para definir o preço com critério (custo da energia, tributos, manutenção), veja como definir o preço do kWh.

O dia do fechamento

No dia de fechamento, de madrugada, a plataforma fecha o ciclo sozinha. Nesse momento:

1. Cada morador com valor a pagar no ciclo recebe a própria fatura em PDF por e-mail, que também fica no app.
2. O síndico recebe um e-mail com o resumo do ciclo fechado.
3. O relatório do ciclo fica disponível em PDF e planilha, para a administradora lançar a cobrança, por exemplo junto do boleto do condomínio.
4. O caixa do condomínio recebe automaticamente a parte de lucro e de manutenção, quando houver.

Apagou o e-mail do fechamento? Na lista de faturas do ciclo há a opção de reenviar o e-mail ao síndico. O período do ciclo vai de um fechamento ao seguinte: com fechamento no dia 28, por exemplo, o ciclo cobre de 28 de um mês a 27 do outro, e a recarga entra no ciclo em que terminou.

Dar baixa nos pagamentos

Em muitos condomínios, o morador paga a recarga junto da taxa condominial, e quem confirma o pagamento é a administração. Por isso a baixa é sempre uma ação do síndico (ou da administradora com acesso), feita na aba Financeiro.

• Uma a uma: “marcar como paga” em cada fatura, com opção de desfazer.
• Todas de uma vez: quando o boleto do condomínio foi pago por todos, a baixa em massa do ciclo marca todas as faturas em aberto. Repetir a operação não cobra nem desconta em dobro.
• Pedido do morador: o morador bloqueado tem um botão “Já paguei” que avisa o síndico. Ele não libera sozinho: a liberação vem da baixa.

O bloqueio vale só para o carregador daquele apartamento, inclusive no rotativo, no cartão e no app; os outros moradores seguem normais. Deu a baixa, a recarga volta. O passo a passo de como montar essa régua está em inadimplência na recarga.

O financeiro do condomínio e a prestação de contas

A central financeira tem cinco abas: balanço, a receber, a pagar, inadimplência e caixa. O caixa separa duas contas, lucro e manutenção, que recebem os valores no fechamento. O síndico pode lançar aportes e retiradas, por exemplo quando paga um reaperto de quadro com a reserva de manutenção.

Para a assembleia, o balanço sai em PDF com tudo o que entrou e saiu da recarga: o que os moradores pagaram, a conta de energia, a plataforma e o que sobrou. É a prestação de contas da recarga pronta, sem planilha paralela.

Checklist do fim do primeiro mês

Na ProSmart EV, a configuração da plataforma e o treinamento do síndico, da administradora e da portaria são remotos e sem custo. Participamos de reuniões para explicar o sistema a quem precisar, inclusive da assembleia.

Próximos passos

• Veja o painel do síndico na demonstração.
• Leia o guia completo da plataforma.
• Use o modelo de regulamento interno para deixar as regras por escrito.
• Conheça a cobrança automática e o bloqueio por inadimplência.